Как отслеживать переговоры о партнёрстве сразу с несколькими игровыми студиями

Вы уже три недели ведёте переговоры со студией о совместном маркетинге. Заходите проверить, как обстоят дела, а последнее сообщение похоронено на 4-й странице списка чатов Telegram, под мемом, который вам прислали в два часа ночи. И вы понятия не имеете, кто отвечал последним — вы или они.

Теперь умножьте это на 15 студий, каждая на своей стадии — кто-то только присматривается, кто-то обсуждает условия, кто-то ждёт правки в договоре. Именно с этим сталкивается большинство biz dev-специалистов, занимающихся партнёрствами в игровой индустрии. Все разговоры происходят в Telegram, но Telegram никогда не создавался для управления пайплайном.

Сколько переговоров о партнёрстве реально удержать в голове вручную?

Большинство людей упираются в стену на отметке 7-10 одновременных разговоров. После этого человеческой памяти и списка чатов уже недостаточно — вы начинаете забывать про фоллоу-апы, путать, кто на что согласился, и переспрашивать то, на что уже получили ответ. Если вы ведёте аутрич к игровым студиям в сколько-нибудь заметном масштабе, вы почти наверняка уже перевалили за эту отметку.

Решение — не «быть более организованным». Решение — поставить между собой и списком чатов систему, которая отслеживает стадию, ответственного и следующее действие по каждой студии, не заставляя вас держать всё это в голове.

Что нужно рабочей системе для отслеживания партнёрств?

Как минимум четыре вещи должны быть на месте, прежде чем вы сможете назвать свой процесс пайплайном, а не кучей личных переписок:

• Одна запись на студию — а не на сообщение. Каждый Telegram-тред с командой этой студии должен сводиться в одну запись CRM, а не рассыпаться по десяти не связанным между собой чатам.

• Стадия пайплайна — «Прощупывание», «В переговорах», «Условия отправлены», «Проверка договора», «Закрыто». Какими бы ни были ваши стадии, каждая студия должна находиться ровно на одной из них.

• Ответственный и следующее действие с датой — «ждём ответ от их юристов» невозможно отследить. «Фоллоу-ап в четверг, если не ответят» — можно.

• История, которую можно пролистать — когда руководитель студии спрашивает «а на каком проценте от выручки мы вообще договорились?», ответ должен находиться за 10 секунд, а не за 10 минут пролистывания.

Это и есть тот самый разрыв между тем, как сделки на самом деле заключаются в этой индустрии — в Telegram, в личных сообщениях, в групповых чатах по 3 человека с каждой стороны, — и тем, как большинство команд пытаются это отслеживать, а именно в таблице, которую никто не обновляет.

Как превратить разрозненные Telegram-переписки в единый пайплайн?

CRMChat — это CRM, построенная прямо поверх Telegram, и это важно, потому что вам не придётся тащить контакты студий в отдельный инструмент, которым они никогда не будут пользоваться. В CRMChat есть функция автоматического создания лидов, которая превращает каждое новое входящее сообщение в Telegram в лид в CRM автоматически — так что представитель студии, который написал вам впервые, не потеряется в ожидании, пока вы вручную его добавите.

Для студий, с которыми вы уже общались до подключения этой системы, можно синхронизировать папку Telegram с этими перепиской — они тоже попадут в CRM как лиды. Начинать с нуля не придётся.

Как только студия становится лидом, вот как выглядит реальное отслеживание:

1. Создавайте запись в CRM для каждой студии в момент начала контакта, отмечая тегами, кто из их команды вовлечён.

2. Сразу устанавливайте стадию пайплайна — не оставляйте новые контакты без стадии, иначе о них забудут в течение недели.

3. Фиксируйте следующее действие с конкретной датой каждый раз после завершения разговора, прежде чем переходить к следующему чату.

4. Раз в неделю проверяйте застрявшие сделки — всё, где нет движения больше 10 дней, нужно пометить и либо подтолкнуть вперёд, либо понизить в приоритете.

5. Проверяйте историю переписки перед каждым звонком, чтобы никогда не переспрашивать то, на что уже ответили три сообщения назад.

CRMChat также автоматизирует отслеживание сделок наряду с самими разговорами, так что стадия партнёрства, заметки и история сообщений хранятся в одном месте — вместо того чтобы CRM была устаревшей формальностью, которая отстаёт от того, что реально происходит в чатах.

Что делать, если вы управляете чаттерами или командой, которая ведёт переговоры со студиями от вашего имени?

Если вы не единственный, кто пишет студиям — скажем, у вас команда партнёрств из 3-4 человек, каждый ведёт свои аккаунты, — риск смещается с «я забыл» на «мы дважды написали одной и той же студии от двух разных людей, и это выглядело непрофессионально». Это уже проблема координации, и решается она так же, как любая операция в Telegram с несколькими участниками: один общий дашборд, где все видят одну и ту же историю переписки и стадию, вместо того чтобы пять человек гадали, опираясь только на свой собственный инбокс.

Это та же самая проблема, что описана в материале о том, как команды отслеживают эффективность работы с общими аккаунтами Telegram — другая индустрия, но структурная проблема идентична: несколько человек, один набор отношений и отсутствие единого источника правды без слоя CRM.

Как не потерять сделку из-за того, что контакт в студии замолчал?

Молчание — это нормально в переговорах со студиями: презентации откладывают в долгий ящик, приоритеты меняются, продюсер уходит в отпуск. Ошибка — воспринимать молчание как «делать нечего», вместо «следующее действие: написать и узнать, как дела». Несколько конкретных привычек это исправляют:

• Устанавливайте дату повторного контакта в момент, когда разговор затих — 2 недели разумный вариант по умолчанию для таймлайнов игровых студий.

• Отделяйте застрявшие сделки от активных, чтобы они не захламляли ваш обзор того, что реально движется.

• Отправляйте лёгкое напоминание вместо тяжёлой повторной презентации — например, поделиться релевантным апдейтом гораздо менее навязчиво, чем «просто напоминаю о себе снова».

• Архивируйте, а не удаляйте — студии возвращаются, когда меняется их роадмап, и вам понадобится вся история, когда это произойдёт.

Если вы занимаетесь аутричем, чтобы находить новые контакты в студиях, а не только вести уже имеющиеся, та же платформа справляется и с этой стороной — системный подход к поиску контактов вместо разовых сетевых знакомств применим к biz dev в играх ничуть не хуже, чем к техническому найму.

Достаточно ли таблицы вместо CRM?

Для 2-3 студий — конечно, таблица прекрасно справится. После этого проблема в том, что таблица не связана с Telegram — вы вручную копируете туда обновления, а значит, она всегда устаревает к моменту, когда вы её открываете. У CRM, которая живёт там же, где происходят реальные разговоры, такой задержки нет. Если вам нужны технические детали по подключению собственных инструментов к такой настройке, документация CRMChat API описывает, как выгружать данные о сделках в другие системы, которыми уже пользуется ваша команда.

Честный ответ: используйте таблицу, если отслеживаете горстку несерьёзных разговоров. Переходите на полноценную CRM в тот момент, когда ловите себя на мысли «стоп, а я уже отправлял им эту презентацию?» — это и есть сигнал, что вы переросли ручное отслеживание.